ц. в. сидят ради управления всех дел в коллегиях, тако ж на каждого верность, прилежность и поступку надзирают, того ради надлежит всем членам, как коллегийным, так и канцелярным, учрежденному их президенту всякое достойное почтение и респект и послушание чинить и по указом их в делах, которые е. ц. в. высокой службе и интересу касаются, поступать". (1) Основную массу членов коллегий составляли советники и асессоры. Между ними распределялись дела внутри коллегий. Это так же предусматривалось Генеральным регламентом: "А дела между советниками и асессорами тако разделяются, что каждому как из происходящих в коллегии дел определенная часть, так и над канцеляриею и канторами и над делами и трудами оных особливое надзирание дается, яко о том партикулярных инструкциях коллегиев пространно усмотреть можно"(2) Вместе с членами присутствия в аудиенц-камере сидел еще один чиновник, который был полностью независим от коллегии и имел огромные права. Это был коллежский прокурор должность необычайно важная в системе петровской бюрократии. Особенно полно обязанности прокурора были выражены в "Должности прокурора" Главного магистрата: "1. Оной имеет сидеть в Главном магистрте и смотреть накрепко, дабы оной магистрат свою должность хранил и в звании своем во всех делах истинно и ревностно без потеряния времяни все дела порядочно отправлял по регламенту и указом, разве какая законная притчина ко исполнению им помешает, что все записывать в юрнал свой". (2) Общим наблюдением обязанности прокурора не ограничивались. Особое внимание уделялось наблюдению за исполнением постановлений: "... также смотрить накрепко, чтоб в магистрате не на столе токмо дела вершились, но чтоб по оным самыя действа по указам, как скоро возможно, исполнены были, чего он должен спрашивать у тех, кому указы даны, что исполнено ль в такое время, в которое начало и совершенство оного исполнено быть может, и буде исполнено, зачем невозможность ли какая помешала, или по какой страсти или лени, о чем немедленно магистрату предлагать должен". Также в компетенции прокурора входило наблюдение за судопроизводством.
Из второй группы - "канцелярских служителей" - важнейшее место занимал секретарь. Его должность была близка должности приказного дьяка и состояла в руководстве делопроизводством: приеме и оформлении входящей корреспонденции, подготовке дел к докладу, изготовлении и отправке решений - исходящих документов.
В соответствии со шведскими штатами в составе служащих коллегий появились три новые должности: нотариус, актуариус и регистратор.
